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Données personnelles
Politique générale de protection des données à caractère personnel

La présente politique témoigne des engagements mis en œuvre dans le cadre des activités quotidiennes pour une utilisation responsable des données personnelles. 

 

Le respect des libertés et droits fondamentaux, et notamment de la vie privée et de la protection des données à caractère personnel constituent des valeurs auxquelles s’attachent particulièrement les entreprises du Groupe Groupama. Ces valeurs se traduisent dans nos activités quotidiennes, notamment par la mise en œuvre de Politiques de protection des données personnelles pour une utilisation responsable des données conforme au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

 

Un Délégué à la Protection des Données (DPO)

 

Afin de préserver la vie privée et la protection des données à caractère personnel de tous, le groupe Groupama a désigné depuis 2007 un Correspondant Informatique et Libertés (CIL). Aujourd’hui appelé « Délégué à la Protection des Données » ou « Data Protection Officer » (DPO), le DPO exerce ses missions en toute indépendance et pour l’ensemble des entreprises françaises du Groupe.

Le DPO est un gage de confiance. Interlocuteur spécialisé dans la protection des données personnelles, chargé de veiller à la bonne application des règles de protection des données, interlocuteur privilégié de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) et de toutes personnes concernées par une collecte ou un traitement de données à caractère personnel.

Principes applicables à la protection des données personnelles

 

Les entreprises du groupe Groupama traitent les données personnelles dans le respect des lois et réglementations en vigueur, et notamment du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée et des référentiels édictés par la CNIL. 

Des Politiques de Gouvernance des Données Personnelles sont mises en œuvre dans les entreprises et le respect de leurs dispositions est contrôlé. 

 

  1.  Finalité déterminée, explicite et légitime du traitement :
    Les données personnelles sont collectées pour des objectifs précis (finalités), portés à la connaissance des personnes concernées. Ces données ne peuvent être utilisées ultérieurement de manière incompatible avec ces finalités.
    Ces données sont collectées loyalement ; aucune collecte n’est effectuée à l’insu des personnes et sans qu’elles en soient informées.

     

    2.  Proportion et pertinence des données collectées :
    Les données personnelles collectées sont strictement nécessaires à l’objectif poursuivi par la collecte. Les entreprises du Groupe Groupama s’attachent à minimiser les données collectées, à les tenir exactes et à jour en facilitant les droits des personnes concernées. 

  2.  Durée de conservation limitée des données à caractère personnel :
    Les données à caractère personnel sont conservées pendant une durée limitée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités de collecte.
    Les délais de conservation des données sont portés à la connaissance des personnes, et varient selon la nature des données, la finalité des traitements, ou les exigences légales ou réglementaires.
  3.  Confidentialité / Sécurité des données :  
    Des Politiques de Sécurité des Systèmes d’Information (PSSI) sont mises en œuvre, adaptées à la nature des données traitées et aux activités de l’entreprise.
    Des mesures de sécurité physiques, logiques et organisationnelles appropriées sont prévues pour garantir la confidentialité des données, et notamment éviter tout accès non autorisé.
    Les entreprises du Groupe Groupama exigent également de tout sous-traitant qu’il présente des garanties appropriées pour assurer la sécurité et la confidentialité des données personnelles.
    Des données à caractère personnel peuvent faire l’objet de transferts vers des pays situés dans l’Union Européenne ou hors de l’Union Européenne. Si tel est le cas, les personnes concernées en sont précisément informées, et des mesures spécifiques sont prises pour encadrer ces transferts. 
  4.  Droits des personnes :
    Tous les moyens nécessaires à garantir l’effectivité des droits des personnes sur leurs données personnelles sont mis en œuvre : 
  • Une information claire et complète sur les traitements de données mis en œuvre, facilement accessible et compréhensible par tous.
  • Un accès facilité aux données : Toute personne dispose de droits sur les données la concernant, qu’elle peut exercer à tout moment et gratuitement. 

Ainsi, les personnes peuvent accéder à toutes leurs données personnelles, et dans certains cas les faire rectifier (données inexactes, incomplètes), supprimer, ou demander à en limiter temporairement l’utilisation. Les personnes disposent également d’un droit à la portabilité s’agissant des données qu’elles ont personnellement fournies et dès lors que ces données ont été fournies sur la base du consentement explicite de la personne ou de l’exécution d’un contrat.

Ces droits sont facilités en ligne ou possibles par tout autre moyen selon les modalités portées à la connaissance des personnes. Ces demandes peuvent également être adressées au DPO. 

Suivi de la Politique de Protection des Données Personnelles

 

Cette politique, accessible à tous sur les sites internet des entreprises du Groupe Groupama, est actualisée régulièrement pour prendre en compte les évolutions législatives et réglementaires, et tout changement dans l’organisation du Groupe Groupama ou dans les offres, produits et services proposés. 
La présente Politique Générale de Protection des Données Personnelles est complétée :

  • D’une information détaillée sur les finalités de traitements de données mis en œuvre, les destinataires des données, leurs durées de conservation, et les modalités d’exercice pratique des droits des personnes ; Pour en savoir plus : https://www.mutuaide.fr/donnees-personnelles/
  • D’une notice cookies ; 
  • Et s’il y a lieu, de recommandations générales sur les règles de sécurité concernant les utilisateurs/clients, notamment concernant les identifiants et mots de passe.

 

Politique de Protection des Données Personnelles validée le 23 mars 2017 par le DPO mutualisé (actualisée Mai 2018).

 

 

Le DPO France

 

Pour contacter le DPO France : écrire à Groupama Assurances Mutuelles – Data Protection Officer – 8-10, rue d’Astorg, 75383 Paris ou par mail à contactdpo@groupama.com

 

Traitement des données - vie privée

Les entités Mutuaide veillent en permanence au respect de la règlementation relative à la protection des données à caractère personnel (ci-après « données personnelles ») et le met au cœur de son éthique.

La présente politique d’information a pour objectif de vous informer de manière détaillée des conditions de traitement de vos données personnelles, ainsi que les droits et options dont vous disposez pour contrôler vos informations et protéger votre vie privée. Elle couvre les traitements liés aux contrats et prestations souscrits, à la gestion du site internet et de l’espace client.

 

Quelles sont les types de données collectées et traitées ?

Les catégories de données personnelles qui peuvent être collectées et traitées sont les suivantes :

  • Données d’identification et coordonnées (ex : nom, prénom, n° de dossier…)
  • Vie professionnelle (information sur l’entreprise pour les contrats collectifs par exemple)
  • Vie personnelle (ex : information sur votre voyage, type de souscription…)
  • Données relatives à votre localisation (ex : date et lieu des voyages, horaires des trajets…)
  • Données économiques et financières (ex : transactions, factures…)
  • Données de connexion (ex : date de connexion…)
  • Données de santé dans le cadre de la mise en œuvre des garanties d’assistance ou de certains services (maladie, allergie, diagnostic, handicap…). Ces données sont traitées dans le respect des règles de confidentialité médicales et sont exclusivement destinées au personnel interne ou externe spécifiquement habilité (notamment nos experts-médicaux).
  • Information relative à un fait illicite le cas échéant (ex : fraude aux assurances…)

 

Pour quelles raisons traitons-nous vos données personnelles ?

Mutuaide, en qualité de responsable de traitement, traite les données personnelles vous concernant (ou concernant les personnes parties ou intéressées au contrat) dans le respect du Règlement général de protection des données (RGPD), de la loi Informatique et Libertés du 6 Janvier 1978 modifiée et des normes édictées par la CNIL, pour les raisons suivantes :

 

  1. Pour la conclusion, la gestion et l’exécution de vos contrats d’assurance et les prestations associées
  • La passation, la gestion et l’exécution des contrats d’assurance et d’assistance, sur le fondement juridique de l’exécution du contrat.
  • La mise en œuvre des garanties d’assistance (santé, médical, automobile) et d’assurance, sur le fondement juridique de l’exécution du contrat et de la sauvegarde des intérêts vitaux des personnes assistées.
  • La mise en œuvre et suivi des prestations de services à la personne, sur le fondement juridique de l’exécution du contrat et du consentement.
  • L’élaboration ainsi que le suivi des simulations, devis et souscriptions en ligne. Ce site vous permet d’obtenir des simulations et des devis en ligne, et de souscrire à un contrat d’assurance en ligne de façon sécurisée, sur le fondement juridique de l’exécution du contrat.

 

  1. Pour la gestion et le suivi de notre relation commerciale
  • La gestion et la tenue à jour des informations des clients contractants et prospects, sur le fondement de l’intérêt légitime de l’entreprise, à savoir son développement commercial.
  • Les enregistrements téléphoniques sur le fondement de l’intérêt légitime de l’entreprise afin de s’assurer de la bonne exécution de nos prestations, de faire progresser la qualité de service et conserver des informations à des fins probatoires.
  • La mesure de la satisfaction, réponses aux réclamations et médiation, sur le fondement de l’intérêt légitime de l’entreprise afin de faire progresser la qualité de service.
  • La comptabilité, facturation et refacturation, sur le fondement de l’exécution du contrat et de l’obligation légale.
  • La gestion des litiges, des contentieux et du recouvrement, sur le fondement de l’intérêt légitime de l’entreprise, à savoir assurer la défense de ses droits.
  • La gestion des opérations de communication et de marketing. Ces communications vous seront adressées uniquement si vous y avez consenties.

 

  1. Pour assurer les contrôles, les audits et la gestion du risque
  • La lutte contre la fraude aux assurances, sur le fondement de l’intérêt légitime de l’entreprise. L’assureur, qui a pour obligation de protéger la mutualité des assurés et d’éviter la prise en charge de demandes injustifiées, a un intérêt légitime à lutter contre les fraudes.
  • La lutte contre le blanchiment des capitaux, le financement du terrorisme et les mesures restrictives de gel des avoirs, sur le fondement de l’obligation légale.
  • Le contrôle, l’audit et les traitements des réquisitions judiciaires, sur le fondement de l’obligation légale et de l’intérêt légitime de l’entreprise à savoir le respect de ses engagements internes.

Dans le cadre de la lutte contre la fraude aux assurances, contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme, une évaluation approfondie de votre dossier est réalisée. Ces opérations sont susceptibles d’aboutir à l’inscription sur une liste des personnes présentant un risque de fraude. Cette inscription a pour effet un allongement de l’étude de votre dossier, voire la réduction ou le refus du bénéfice d´un droit, d’une prestation, d’un contrat ou de services proposés par Mutuaide.

 

  1. Pour le fonctionnement du site internet et la gestion de l’espace client
  • La fonctionnalité et la sécurité du site internet, sur le fondement de l’obligation légale et de l’intérêt légitime de l’entreprise, à savoir présenter ses activités sur son site internet.
  • La gestion de l’espace client et des formulaires, gestion de votre espace personnel, formulaires contacts, demande de devis, souscription en ligne, abonnement à la newsletter, messagerie, sur le fondement de l’exécution du contrat et du consentement.
  • La gestion de vos demandes d’attestation d’assurance, sur le fondement de l’exécution contractuelle.
  • La gestion des traceurs et des cookies à des fins de mesure d’audience, pour permettre la personnalisation de son contenu, des publicités et assurer les fonctionnalités relatives aux réseaux sociaux. Ces traceurs et cookies ne sont déposés qu’avec votre accord, à l’exception des cookies techniques nécessaire au bon fonctionnement du site internet.
  • L’élaboration d’études et de statistiques en vue notamment de faire évoluer nos offres de produits et services, de personnalisation de nos relations, de mieux connaître le marché et la concurrence ou d’innovations, sur le fondement de notre intérêt légitime, à savoir l’adaptation des offres et services de l’entreprise.
  • Concernant l’utilisation d’applications mobiles développées par Mutuaide, il convient de se reporter aux documents contractuels ou conditions générales d´utilisation de ces applications pour une complète information sur les traitements mis en œuvre, leurs finalités et l´exercice des droits des personnes.

 

  1. Pour la gestion de l’espace partenaire
  • La réception et le traitement de vos demandes d’adhésion au réseau des partenaires professionnels de Mutuaide sur le fondement de l’exécution du contrat et du consentement.
  • La mise à disposition d’un espace dédié vous permettant de suivre l’ensemble de vos missions et de piloter votre activité au sein du réseau partenaires Mutuaide sur le fondement de l’exécution du contrat.

 

La collecte des données est-elle obligatoire ?

Les données identifiées par un astérisque (*) dans les différents formulaires accessibles en ligne sont obligatoires pour une bonne gestion de vos demandes. A défaut, ces demandes ne pourront être traitées ou leur temps de traitement pourra en être retardé.

Par ailleurs, en dehors du présent site, la collecte de certaines données personnelles est nécessaire à l’exécution de votre contrat ou pour répondre à nos obligations légales. Si vous ne souhaitez pas fournir ces données, nous ne serons pas en mesure de conclure le contrat ou d’assurer nos ventes et prestations de service.

Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment.

 

Quelles sont les destinataires des données personnelles ?

Vos données personnelles ne sont communiquées qu’aux destinataires suivants :

  • Aux équipes internes habilitées ainsi qu’aux entités du groupe Groupama concernées par la gestion, la passation et l’exécution de votre contrats et des garanties associées ;
  • Aux délégataires, intermédiaires, partenaires, mandataires, sous-traitants, dans le cadre de l’exercice de leurs missions (ex : courtiers, professionnels de santé, transporteurs médicaux…) ;
  • Aux prestataires externes en charge de l’hébergement des données, de la maintenance des logiciels et des systèmes d’information ;
  • Aux organismes d´assurance des personnes impliquées ou offrant des prestations complémentaires, aux co-assureurs, réassureurs, organismes professionnels et fonds de garanties ;
  • L’agence de lutte contre la fraude (ALPHA) peut être destinataire des données liées à la lutte contre la fraude. L’ALPHA met en œuvre un dispositif mutualisé des données des contrats d’assurance automobiles et des sinistres déclarés auprès des assurances à cette fin de lutte contre la fraude. Les droits sur ces données peuvent être exercés à tout moment par courrier auprès de l’ALPHA à l’adresse 1, rue Jules Lefebvre – 75431 Paris Cedex 09.
  • Au TRACFIN dans le cadre de la lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme.
  • Aux tiers-autorisés : juridictions, arbitres, médiateurs, auxiliaires de justice, officiers ministériels, organismes sociaux, autorités de tutelle et de contrôle, tous les organismes publics habilités aux services avec missions de contrôle tels que les commissaires aux comptes ou les auditeurs.

 

Transferts d’informations hors de l’Union européenne :

Dans la mesure du possible, les données sont traitées au sein des états-membres de l’Union Européenne. Toutefois des transferts en dehors de l’Union européenne peuvent être réalisés dans le cadre de l’exécution de votre contrat ou dans le cadre la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée (prestations de soin de premiers secours). En effet, certains de nos prestataires sont situés en dehors du territoire de l’Union européenne (partenaires commerciaux, transporteurs médicaux, régulateurs, établissements de soin…).

Dans un tel cas, nous apportons une attention particulière à ce que ce transfert soit effectué en conformité avec la règlementation applicable et mettons en place des garanties assurant un niveau de protection de votre vie privée et de vos droits fondamentaux équivalent à celui offert par l’Union Européenne, notamment par l’utilisation des Clauses Contractuelles Types de la Commission européenne.

 

Combien de temps sont conservées vos données personnelles ?

Conformément à la réglementation, nous nous engageons à ne conserver vos données personnelles que le temps nécessaire pour atteindre l’objectif poursuivi, pour répondre à vos besoins, ou pour satisfaire à nos obligations légales :

 

Concernant votre contrat, garanties, prestations associées et notre relation commerciale :

  • Les données présentes sur l’espace client sont conservées jusqu’à la désinscription ou la clôture du compte ou encore au bout de 2 ans en cas d’inactivité sur le compte.
  • Vos documents contractuels et justificatifs associés sont conservés pour la durée de votre contrat et des prescriptions légales afférentes.
  • Si vous procédez au paiement de votre contrat en ligne, les données de votre carte bancaire seront conservées 13 mois maximum après la date de débit (15 mois pour les cartes à débit différé) à des fins de preuve.
  • Les enregistrements téléphoniques sont conservés pour une durée maximale de 6 mois.
  • Les données concernant votre connexion (ex : accès à l’espace clients) sont conservées entre 6 et 12 mois et les traceurs ou cookies jusqu’à 13 mois maximum.
  • Concernant la gestion de la qualité de service, des réclamations et des demandes, vos informations sont conservées jusqu’à 2 ans.

 

Concernant nos obligations légales et réglementaires :

  • Les données liées à votre facturation sont conservées pour une durée de 10 ans à compter de la clôture de l’exercice en cours.
  • Les données traitées pour la lutte contre la fraude sont conservées 5 ans maximum à compter de la clôture du dossier de fraude. En cas de procédure judiciaire, les données seront conservées jusqu’à la fin de la procédure, et expiration des prescriptions applicables. Les personnes inscrites sur une liste de fraudeurs présumés, seront désinscrites à l’expiration du délai de 5 ans à compter l’inscription sur cette liste.
  • Les données utilisées aux fins de lutte contre le blanchiment de capitaux et financement du terrorisme sont conservées 5 ans à compter de la réalisation des opérations ou de la fin de la relation d’affaire avec l’assureur.
  • Les informations relatives à de potentielles réquisitions judiciaires sont supprimées au bout de 6 ans à compter de la réception de la réception de la réquisition judiciaire.

 

Lorsque nous n’avons plus besoin d’utiliser vos données personnelles, elles sont supprimées de nos systèmes et de nos registres ou rendues anonymes afin de ne plus permettre de vous identifier. Cependant, nous pouvons être amenés à conserver, en archive, certaines de vos données personnelles afin d’être en mesure de répondre à toute action en justice, et ce pendant la durée de prescription prévue par la législation applicable.

 

Quels sont vos droits ?

Vous disposez, en justifiant de votre identité, de droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, et selon le fondement légal, d’un droit d’opposition et de portabilité sur vos données personnelles.

Vous pouvez exercer ces droits ou contacter notre Délégué Représentant à la Protection des Données :

ou

  • Par courrier : en écrivant à l’adresse suivante : Délégué représentant à la protection des données – MUTUAIDE ASSISTANCE – 126 rue de la Piazza, CS 20010 – 93196 Noisy le Grand CEDEX

Par ce même biais, vous pouvez demander l’accès aux conversations enregistrées lors de la mise en œuvre des prestations d’assistance.

Le droit d’accès aux données relatives aux traitements mis en œuvre aux fins de la lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme s’exerce directement auprès de la CNIL.

En cas de difficulté persistante malgré l’intervention du Délégué à la Protection des Données Personnelles, vous pouvez adresser une plainte à la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) sur le site internet www.cnil.fr ou en écrivant un courrier à l’adresse : CNIL – 3 Place de Fontenoy, TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07.

Par ailleurs, nous vous rappelons que lorsque vous communiquez vos données téléphoniques, vous pouvez vous inscrire sur la liste d’opposition au démarchage téléphonique. Pour plus de renseignements, consulter le site www.bloctel.gouv.fr.

 

La sécurité du site internet

Mutuaide vous met en garde contre le « phishing » lié à l’utilisation du courrier électronique. Il s’agit de plagier partiellement ou entièrement un site Internet (par exemple celui d´une banque ou d´un assureur connu) et d´essayer d’obtenir des informations à caractère personnel ou confidentielles. Cette demande est souvent motivée par des mesures de sécurité ou de mises à jour des bases de données.

 

Ce qu’il faut faire :
1. Ne répondez pas à ces e-mails

2. Ne cliquez sur aucun des liens figurant dans ces e-mails

3.Signalez-le à votre messagerie et/ou à la plateforme www.signal-spam.fr

4. Supprimez ces e-mails.

Nous vous rappelons également que vos codes d´accès sont strictement confidentiels. Dans un souci de prévention, ne communiquez à personne ces codes secrets de connexion.

Sachez par ailleurs que jamais Mutuaide ne vous les demandera, ni par e-mail, ni par téléphone, ni par courrier. S’il vous arrivait de recevoir un message vous demandant de le faire, transmettez-le-nous immédiatement.

Les échanges entre votre ordinateur et l’espace Client du site font l’objet d’un cryptage afin d’éviter que des tiers puissent intercepter les données confidentielles qui circulent sur le réseau internet. Ce cryptage se caractérise par une adresse débutant par « https » et par un petit cadenas fermé indiquant que vous êtes bien sur une page sécurisée.

Cookies
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Lors de la consultation de www.mutuaide.fr, des informations relatives à la navigation de votre terminal (ordinateur, tablette, smartphone, etc.) sur le site internet, sont susceptibles d’être enregistrées dans des fichiers « Cookies » installés sur votre terminal, sous réserve de votre accord, que vous pouvez modifier à tout moment.

Les informations que nous collectons sont utilisées à notre usage et pour nos besoins. Ces informations ne font pas l’objet d’une communication à l’extérieur de notre entreprise. Nous ne cédons ou ne vendons pas vos informations.
Mutuaide ne divulguera aucune de vos informations sauf si nous avons votre consentement ou si cela est requis par la loi ou la réglementation.
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